5 ข้อควรระวังในการจัดทำงบการเงิน ที่เจ้าของธุรกิจมักมองข้าม

ปิดงบการเงินเสร็จแล้วคิดว่าโล่งใจได้แล้ว — แต่ถ้างบที่ปิดออกมามีข้อผิดพลาดอยู่ในนั้น ปัญหาไม่ได้จบแค่นั้น

สรรพากรตรวจเจอ ผู้ตรวจสอบบัญชีตั้งคำถาม หรือแบงก์ดูงบแล้วขอยืมเงินไม่ผ่าน

นี่คือ 5 ข้อที่เจ้าของธุรกิจและนักบัญชีต้องระวังให้ดีก่อนงบออก

ทำไมงบการเงินต้องถูกต้อง

งบการเงินไม่ได้ดูแค่คนในองค์กร มีคนภายนอกที่ต้องอาศัยตัวเลขเหล่านี้ตัดสินใจด้วย ทั้งผู้ถือหุ้น นักลงทุน ธนาคาร และกรมสรรพากร

ถ้าตัวเลขในงบไม่ตรงกับความเป็นจริง คนที่เสียประโยชน์คือเจ้าของธุรกิจนั่นเอง

ข้อที่ 1: ลูกหนี้ค้างนานเกินไปโดยไม่ตั้งสำรอง

ขายเชื่อไป 500,000 บาท แต่ลูกหนี้ค้างนาน 2 ปีแล้วยังไม่จ่าย

ถ้าแสดงลูกหนี้เต็ม 500,000 บาทในงบ มันไม่ตรงกับความจริง เพราะบางส่วนอาจเก็บไม่ได้แล้ว

สิ่งที่ต้องทำ: ประมาณการค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ โดยดูจากประวัติการเก็บเงิน ลูกหนี้ค้างนานเกิน 6 เดือน ควรตั้งสำรองไว้บางส่วน เพื่อให้ตัวเลขลูกหนี้ในงบสะท้อนมูลค่าที่น่าจะเก็บได้จริง

ข้อที่ 2: สต็อกในระบบไม่ตรงกับของจริง (Stock Diff)

นับของในคลัง 800 ชิ้น แต่ระบบบอก 950 ชิ้น

ส่วนต่าง 150 ชิ้นนี้มักเกิดจาก:

• พนักงานรับของเข้าคลังแต่ไม่บันทึกในระบบ
• เบิกของออกไปแล้วลืมตัดสต็อก
• นับของผิดพลาด
• พื้นที่คลังไม่เป็นระเบียบ ของวางไม่ตรง Location

สิ่งที่ต้องทำ: ตรวจนับสต็อกจริงอย่างสม่ำเสมอ ไม่ต้องรอปีละครั้ง ลองทำ Cycle Count คือนับสินค้าที่ขายดีทุกสัปดาห์ สินค้าขายช้านับทุกเดือน ทำแบบนี้จะจับ Stock Diff ได้เร็วกว่ารอปิดงบ

ข้อที่ 3: รายได้บันทึกผิดงวด

ส่งของให้ลูกค้าในเดือนธันวาคม แต่บันทึกรายได้ในเดือนมกราคมปีหน้า

ผลคือรายได้ปีปัจจุบันต่ำกว่าความจริง / รายได้ปีหน้าสูงกว่าความจริง ตัวเลขกำไรก็ผิดไปทั้งสองปี

กฎพื้นฐาน: บันทึกรายได้ตามวันที่ส่งมอบสินค้าหรือให้บริการจริง ไม่ใช่วันที่ออกใบแจ้งหนี้หรือวันที่รับเงิน

ช่วงสิ้นปีบัญชีต้องระวังเป็นพิเศษ ตรวจสอบรายการส่งของในเดือนสุดท้ายให้ครบทุกรายการก่อนปิดงบ

ข้อที่ 4: บันทึกค่าใช้จ่ายสินทรัพย์ผิดประเภท

ซ่อมแซมอุปกรณ์ 30,000 บาท — บันทึกเป็นสินทรัพย์หรือค่าใช้จ่ายดี?

คำตอบขึ้นอยู่กับลักษณะงาน:

ลักษณะ | บันทึกเป็น

ซ่อมให้กลับมาใช้งานได้ตามปกติ | ค่าใช้จ่าย

เปลี่ยนชิ้นส่วนที่ทำให้ดีขึ้นกว่าเดิม | สินทรัพย์ (คิดค่าเสื่อมราคา)

ต่อเติม ขยาย ทำให้ได้ประโยชน์มากขึ้น | รายจ่ายลงทุน

บันทึกผิดประเภทมีผลโดยตรงต่อกำไรและภาษีที่ต้องจ่าย ถ้าไม่แน่ใจให้ปรึกษานักบัญชี

ข้อที่ 5: ค่าใช้จ่ายส่วนตัวปะปนกับค่าใช้จ่ายธุรกิจ

นี่คือปัญหาที่พบบ่อยที่สุดในธุรกิจ SME

เจ้าของร้านรูดบัตรเครดิตธุรกิจซื้อของส่วนตัว จ่ายค่าอาหารครอบครัวจากบัญชีร้าน หรือใช้รถธุรกิจไปเที่ยว แล้วนำมาบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายธุรกิจ

ผลที่ตามมา:

• กำไรในงบต่ำกว่าความเป็นจริง
• ค่าใช้จ่ายพวกนี้สรรพากรไม่ยอมรับ ถ้าถูกตรวจก็ต้องจ่ายภาษีเพิ่ม
• นักลงทุนและธนาคารอ่านงบแล้วสับสน

วิธีแก้: แยกบัญชีธนาคาร บัตรเครดิต และบัตรเดบิตระหว่างส่วนตัวกับธุรกิจให้ชัดเจน และถ้าเจ้าของต้องการใช้เงินจากธุรกิจ ให้กำหนดเป็นเงินเดือนหรือเงินถอนเจ้าของที่ชัดเจน

สรุป

งบการเงินที่ดีไม่ใช่แค่งบที่ "ปิดได้" แต่ต้องสะท้อนความเป็นจริงของธุรกิจด้วย ระวัง 5 ข้อนี้ก่อนปิดงบทุกครั้ง: ลูกหนี้ค้างนาน / สต็อกไม่ตรง / รายได้ผิดงวด / ค่าใช้จ่ายสินทรัพย์ผิดประเภท / ค่าใช้จ่ายส่วนตัวปะปน แค่นี้งบก็น่าเชื่อถือขึ้นมาก

MooMooNext โปรแกรมบัญชี ทดลองใช้ฟรี คลิก