วิธีออกใบเสร็จรับเงิน 3 แบบ เลือกอันไหนถึงจะเหมาะกับร้าน?

ออกใบเสร็จทุกครั้งที่ขายของ นี่คือสิ่งที่ธุรกิจทุกประเภทควรทำ แต่คำถามที่เจ้าของร้านถามกันบ่อยคือ "ออกยังไง ใช้อะไรออก แล้วต้องมีอะไรบ้างในใบเสร็จ?"

บทความนี้ตอบทุกข้อสงสัย พร้อมแนะนำว่าวิธีไหนเหมาะกับร้านแบบไหน

ใบเสร็จรับเงินคืออะไร?

ใบเสร็จรับเงินคือเอกสารที่ผู้ขายออกให้แก่ลูกค้าหลังจากได้รับเงินแล้ว เพื่อยืนยันว่าการชำระเงินสำเร็จแล้ว ใช้เป็นหลักฐานในการ

• บันทึกรายการบัญชีของทั้งผู้ขายและผู้ซื้อ
• ตรวจสอบรายการซื้อขายย้อนหลัง
• ใช้เป็นเอกสารประกอบการยื่นภาษี
• อ้างอิงในกรณีเกิดข้อพิพาท

ใบเสร็จมีกี่แบบที่ใช้กันทั่วไป?

ใบเสร็จรับเงินธรรมดา — สำหรับธุรกิจที่ไม่ได้จด VAT ใช้ยืนยันการรับเงินเท่านั้น

ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีเต็มรูป — สำหรับธุรกิจที่จด VAT ใบเดียวกันใช้ได้ทั้งยืนยันการรับเงินและเป็นหลักฐานภาษีซื้อของลูกค้า

ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ — ใช้ในธุรกิจค้าปลีกที่ขายปลีกทั่วไป เช่น ร้านสะดวกซื้อ ซูเปอร์มาร์เก็ต ไม่ต้องระบุชื่อผู้ซื้อก็ได้

3 วิธีออกใบเสร็จรับเงิน

วิธีที่ 1: เขียนมือ (หรือกรอกในสมุดใบเสร็จ)

วิธีดั้งเดิมที่ยังใช้ได้และถูกกฎหมาย เหมาะสำหรับธุรกิจที่มียอดขายน้อย ไม่มีพนักงาน และต้องการประหยัดค่าใช้จ่าย

ข้อดี — ไม่มีค่าใช้จ่าย ทำได้ทันที ไม่ต้องมีอุปกรณ์พิเศษ

ข้อเสีย — ลายมือไม่ชัด อ่านยาก ทำสำเนาเก็บไว้ไม่สะดวก หาย้อนหลังยาก และถ้าออกเยอะก็เสียเวลามาก

วิธีที่ 2: ใช้ Excel หรือ Word

เจ้าของร้านหลายคนสร้างเทมเพลตใบเสร็จใน Excel แล้วพิมพ์ออกมาทุกครั้ง

ข้อดี — ปรับแต่งหน้าตาได้ตามต้องการ มีไฟล์เก็บในคอมพิวเตอร์ ค้นหาย้อนหลังได้สะดวกกว่าสมุด

ข้อเสีย — กรอกข้อมูลซ้ำทุกครั้ง เสี่ยงผิดพลาด ออกเลขที่ใบเสร็จซ้ำได้ง่าย ไม่มีระบบควบคุม และถ้าคอมเสียหายข้อมูลหาย

วิธีที่ 3: ใช้โปรแกรมบัญชีหรือ Billing Software

วิธีที่เหมาะสมที่สุดสำหรับธุรกิจที่มียอดขายสม่ำเสมอ โปรแกรมจะออกเลขที่ใบเสร็จอัตโนมัติ บันทึกรายการลงบัญชีพร้อมกัน และเก็บข้อมูลไว้ในระบบ Cloud

ข้อดี — ลดการผิดพลาด เลขที่ใบเสร็จเรียงอัตโนมัติ ข้อมูลปลอดภัยใน Cloud ค้นหาย้อนหลังได้ทันที และบัญชีถูกอัปเดตพร้อมกัน

ข้อเสีย — มีค่าใช้จ่ายรายเดือน ต้องเรียนรู้การใช้งาน

เลือกวิธีไหนดีสำหรับธุรกิจของคุณ?

สถานการณ์ | วิธีที่แนะนำ

ขายน้อยมาก ไม่เกิน 10-20 บิลต่อเดือน | เขียนมือ หรือ Excel

ขายปานกลาง มี 30-100+ บิลต่อเดือน | โปรแกรมบัญชี

จด VAT ต้องออกใบกำกับภาษี | โปรแกรมบัญชีเสมอ

ขายออนไลน์หลาย Platform | โปรแกรมบัญชีเสมอ

มีพนักงานหลายคนต้องเข้าถึงข้อมูล | โปรแกรมบัญชีเสมอ

สิ่งที่ต้องมีในใบเสร็จรับเงินทุกใบ

ไม่ว่าจะออกด้วยวิธีไหน ใบเสร็จรับเงินต้องมีข้อมูลเหล่านี้ครบ

ข้อมูลผู้ขาย — ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี (ถ้ามี)

ข้อมูลผู้ซื้อ — ชื่อลูกค้า (ถ้าเป็นใบเสร็จธรรมดาสำหรับ VAT จำเป็นต้องมี)

เลขที่เอกสาร — เลขที่เรียงต่อกันไม่ซ้ำ

วัน เดือน ปี — วันที่รับเงิน

รายละเอียดสินค้า/บริการ — ชื่อ จำนวน ราคาต่อหน่วย

ยอดรวม — ชัดเจน ทั้งก่อนและหลัง VAT (ถ้ามี)

ลายเซ็นหรือตราประทับ — ยืนยันความถูกต้อง

วิธีตรวจสอบว่าใบเสร็จที่ออกมาถูกต้อง

ก่อนส่งใบเสร็จให้ลูกค้า ให้เช็ก 3 จุดสำคัญ

1. ข้อมูลผู้ซื้อและผู้ขายถูกต้อง — ชื่อ ที่อยู่ เลขผู้เสียภาษี ไม่มีตัวสะกดผิด
2. วัน เดือน ปี และเลขที่เอกสาร — วันที่ตรงกับวันรับเงินจริง เลขที่ไม่ซ้ำกับอันอื่น
3. รายละเอียดสินค้าและยอดเงิน — ถูกต้องตรงกับสิ่งที่ขายและเงินที่รับมา

MooMoo Next ออกใบเสร็จได้เลยพร้อมบันทึกบัญชีอัตโนมัติ

MooMoo Next ช่วยออกใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษีได้ง่ายมาก แค่กรอกรายการสินค้าและข้อมูลลูกค้า ระบบจะสร้างเอกสารให้ทันที เลขที่เรียงอัตโนมัติ ไม่ซ้ำ และบันทึกรายการลงบัญชีพร้อมกันเลย ไม่ต้องกรอกซ้ำ

สำหรับร้านค้าออนไลน์บน Shopee, TikTok Shop, Lazada ข้อมูลออเดอร์สามารถดึงมาสร้างใบเสร็จได้อัตโนมัติ ประหยัดเวลาไปได้มาก

MoomooNext โปรแกรมบัญชี ทดลองใช้ฟรี คลิก