บันทึกรายรับ-รายจ่ายร้านออนไลน์ ทำยังไงให้ถูกและง่าย

ขายของออนไลน์มาสักพักแล้วยังไม่เคยทำบัญชีรายรับ-รายจ่ายเลย? หรือเคยทำแต่ทำแบบขอไปทีเพราะไม่รู้ว่าต้องทำยังไงถึงจะถูกต้อง บอกได้เลยว่าเรื่องนี้สำคัญกว่าที่คิดมาก เพราะถ้าบันทึกไม่ถูกหรือไม่ทำเลย สรรพากรอาจคำนวณภาษีให้เราแบบเสียเปรียบได้

ทำไมต้องบันทึกรายรับ-รายจ่าย

สาเหตุหลักที่เจ้าของร้านออนไลน์ต้องบันทึกรายรับ-รายจ่ายมี 3 ข้อ:

1. รู้ว่าร้านกำไรหรือขาดทุนจริง ๆ — ยอดขายดีไม่ได้แปลว่ากำไรดีเสมอไป ถ้าต้นทุนสูงมาก เราอาจขายดีแต่แทบไม่มีเงินเหลือ

2. หักค่าใช้จ่ายทางภาษีได้เต็ม — ถ้าเราเป็นบุคคลธรรมดาและเลือกหักค่าใช้จ่ายตามจริง จะต้องมีหลักฐานพิสูจน์ค่าใช้จ่ายแต่ละรายการ ถ้าไม่มีบันทึกก็หักไม่ได้

3. ไม่โดนปรับจากสรรพากร — กรมสรรพากรกำหนดให้ผู้ประกอบการบันทึกรายรับ-รายจ่ายภายใน 3 วันทำการ ถ้าทำไม่ทัน หรือทำผิดรูปแบบ มีโทษปรับ

เกณฑ์เงินสด vs. เกณฑ์คงค้าง

ก่อนเริ่มบันทึก ต้องรู้ว่าเราใช้เกณฑ์อะไรในการรับรู้รายได้

เกณฑ์เงินสด (Cash Basis) บันทึกเมื่อรับหรือจ่ายเงินจริงเท่านั้น เหมาะกับบุคคลธรรมดาและร้านขนาดเล็ก ง่ายกว่า แต่อาจไม่สะท้อนผลประกอบการที่แท้จริง

เกณฑ์คงค้าง (Accrual Basis) บันทึกเมื่อธุรกรรมเกิดขึ้น แม้ยังไม่ได้รับหรือจ่ายเงิน เช่น ออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าแล้วก็บันทึกรายได้ทันที เหมาะกับนิติบุคคลและร้านที่มีการขายเป็นเงินเชื่อ

สำหรับร้านค้าออนไลน์ทั่วไปที่ขายปลีกและรับเงินทันที เกณฑ์เงินสดก็เพียงพอแล้ว

สิ่งที่ต้องมีในรายงานรายรับ-รายจ่าย

กรมสรรพากรกำหนดว่ารายงานต้องมีข้อมูลเหล่านี้อย่างน้อย:

• วันที่ของรายการ
• รายละเอียดรายการ (ขายอะไร ซื้ออะไร)
• ยอดรับเข้า
• ยอดจ่ายออก
• ยอดคงเหลือ

นอกจากนี้ยังต้องจัดทำเป็นภาษาไทย และต้องบันทึกภายใน 3 วันทำการหลังจากที่รายการเกิดขึ้น

เอกสารที่ต้องเก็บประกอบ

ฝั่งรายรับ

• ใบกำกับภาษี หรือใบเสร็จรับเงินที่ออกให้ลูกค้า
• สลิปโอนเงินจากลูกค้า หรือประวัติการรับชำระจากแพลตฟอร์ม (Shopee, TikTok, Lazada จะมีรายงานยอดขายให้)

ฝั่งรายจ่าย

• ใบเสร็จรับเงิน / ใบกำกับภาษีจากผู้ขาย ที่ระบุชื่อเราเป็นผู้ซื้อ
• ถ้าไม่มีใบเสร็จ ต้องทำ "ใบสำคัญจ่าย" แนบสลิปโอนเงินหรือสำเนาบัตรประชาชนของผู้รับเงิน
• ค่าสินค้าต้นทุน ค่าบรรจุภัณฑ์ ค่าขนส่ง ค่าโฆษณา ค่าจ้างพนักงาน ล้วนเป็นค่าใช้จ่ายที่หักได้

ตัวอย่างการบันทึกสำหรับร้านออนไลน์

สมมติวันที่ 10 ก.พ. มีรายการดังนี้:

วันที่ | รายการ | รับเข้า | จ่ายออก | คงเหลือ

10 ก.พ. | ยอดขาย Shopee 20 ออร์เดอร์ | 8,500 | 8,500

10 ก.พ. | ค่าสินค้า (ต้นทุน) | 4,200 | 4,300

10 ก.พ. | ค่าโฆษณา TikTok | 500 | 3,800

10 ก.พ. | ค่าแพ็กกิ้ง | 300 | 3,500

แค่นี้เองเราก็รู้แล้วว่าวันนี้มีกำไร 3,500 บาทจากการดำเนินงาน

ข้อผิดพลาดที่ร้านออนไลน์มักทำ

1. นำค่าใช้จ่ายส่วนตัวมาลงเป็นค่าใช้จ่ายร้าน — ค่าอาหาร ค่าน้ำมันไปเที่ยว หรือค่าของใช้ส่วนตัว ห้ามนำมาลงในบัญชีกิจการ สรรพากรไม่ยอมรับ

2. ไม่เก็บใบเสร็จ — ซื้อของจากตลาดหรือร้านค้าขนาดเล็กที่ไม่ออกใบเสร็จ แล้วไม่ทำเอกสารทดแทน พอถึงเวลายื่นภาษีก็หักค่าใช้จ่ายไม่ได้

3. บันทึกช้าเกินไป — รวบบันทึกทีเดียวปลายเดือน ทำให้ลืมรายการ และผิดหลักเกณฑ์ของสรรพากรที่ต้องบันทึกภายใน 3 วัน

4. ปนรายการรับชำระค่าของกับเงินส่วนตัว — เช่น ลูกค้าโอนเงินค่าสินค้าเข้าบัญชีส่วนตัวปะปนกับรายการอื่น ทำให้สรุปยอดยาก

MooMoo Next ช่วยได้ยังไง

น้องหมูรู้ดีว่าเจ้าของร้านออนไลน์ไม่มีเวลานั่งบันทึกบัญชีรายวัน MooMoo Next เลยออกแบบมาให้ทำได้ไวที่สุด

แค่ถ่ายรูปใบเสร็จหรือบิลที่ได้รับ ระบบ AI OCR จะอ่านข้อมูลและบันทึกรายการให้อัตโนมัติ จัดหมวดหมู่ให้ถูกต้องว่าเป็นค่าสินค้า ค่าขนส่ง หรือค่าโฆษณา ไม่ต้องพิมพ์ข้อมูลเองให้เสียเวลา

ยอดขายจาก Shopee, TikTok Shop, Lazada สามารถดึงเข้าระบบได้โดยตรง ระบบจัดการรายรับ-รายจ่ายแยกช่องทางให้ชัดเจน พอสิ้นเดือนก็ print รายงานส่งนักบัญชีได้ทันที หรือถ้าอยากยื่นภาษีเองก็มีข้อมูลพร้อมแล้ว

ทั้งหมดนี้ทำได้บนมือถือ ไม่ต้องนั่งหน้าคอม เหมาะมากสำหรับคนที่ขายออนไลน์และบริหารงานจากทุกที่

ใช้งานฟรี 30 วัน เมื่อสมัครทดลองใช้ MooMooNext วันนี้ [สมัครเลย →](https://moomoonext.com/login)