ข้อควรระวังในการจัดทำงบการเงิน ที่นักบัญชีและเจ้าของร้านต้องรู้

งบการเงินสำคัญไม่ใช่แค่สำหรับยื่นสรรพากรหรือส่ง DBD แต่เป็นข้อมูลที่ผู้ถือหุ้น ธนาคาร นักลงทุน และหน่วยงานราชการใช้ในการตัดสินใจเกี่ยวกับกิจการ งบที่ผิดพลาดจึงส่งผลได้หลายทาง ทั้งเสียโอกาสขอสินเชื่อ โดนสรรพากรสอบถาม หรือทำให้ผู้ถือหุ้นเข้าใจภาพรวมธุรกิจผิดพลาด

งบการเงินประกอบด้วยอะไรบ้าง?

ก่อนพูดถึงข้อควรระวัง ทบทวนส่วนประกอบหลักของงบการเงินกันก่อน

งบแสดงฐานะการเงิน (งบดุล) — แสดงสถานะทางการเงิน ณ วันสิ้นรอบบัญชี ประกอบด้วย สินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ

งบกำไรขาดทุน — แสดงผลประกอบการในรอบระยะเวลาหนึ่ง ประกอบด้วย รายได้ ต้นทุน ค่าใช้จ่าย และกำไร/ขาดทุนสุทธิ

งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของผู้ถือหุ้น — แสดงการเปลี่ยนแปลงของเงินทุนตั้งแต่ต้นปีถึงปลายปี รวมกำไรสะสม ทุนจดทะเบียน และทุนที่ออกชำระแล้ว

หมายเหตุประกอบงบการเงิน — ข้อมูลเพิ่มเติมที่อธิบายรายละเอียดของตัวเลขในงบ นโยบายบัญชีที่ใช้ และข้อมูลทั่วไปของกิจการ

ข้อควรระวัง ด้านสินทรัพย์

1. การรับรู้สินทรัพย์ที่ไม่ถูกต้อง

สินทรัพย์จะถูกรับรู้ในงบดุลได้ก็ต่อเมื่อมีความเป็นไปได้ค่อนข้างแน่ที่จะได้รับประโยชน์เชิงเศรษฐกิจในอนาคต และสามารถวัดมูลค่าได้อย่างน่าเชื่อถือ

จุดผิดพลาดที่พบบ่อย

• บันทึกสินทรัพย์ที่เสื่อมสภาพสมบูรณ์แล้วยังอยู่ในบัญชีทรัพย์สิน
• ไม่ตัดสินทรัพย์ที่ขายหรือทำลายแล้วออกจากระบบ
• บันทึกค่าใช้จ่ายที่ควรตัดในงวดปัจจุบันเป็นสินทรัพย์แทน

2. การคิดค่าเสื่อมราคา

ทรัพย์สินถาวรต้องคิดค่าเสื่อมราคาอย่างสม่ำเสมอตามนโยบายบัญชีที่กำหนด

จุดผิดพลาดที่พบบ่อย

• ไม่ได้คิดค่าเสื่อมในบางช่วงเวลา
• ใช้อัตราค่าเสื่อมราคาที่ไม่สอดคล้องกับอายุการใช้งานจริง
• คิดค่าเสื่อมสำหรับที่ดิน (ที่ดินไม่มีค่าเสื่อมราคา)
• ลืมคิดค่าเสื่อมสำหรับสินทรัพย์ที่ซื้อมาระหว่างปี

3. ยอดสินค้าคงเหลือ

สินค้าคงเหลือต้องแสดงด้วยราคาทุนหรือมูลค่าสุทธิที่ได้รับ แล้วแต่ราคาใดจะต่ำกว่า

จุดผิดพลาดที่พบบ่อย

• ยอดสินค้าในระบบไม่ตรงกับการนับจริง
• ไม่ได้ตัดสินค้าที่เสียหายหรือล้าสมัยออก
• ไม่ได้ปรับมูลค่าสินค้าที่ราคาตลาดต่ำกว่าต้นทุน

4. ลูกหนี้การค้า

ต้องประเมินว่าลูกหนี้รายใดมีความเสี่ยงที่จะเก็บไม่ได้ และตั้งสำรองหนี้สงสัยจะสูญให้เหมาะสม

จุดผิดพลาดที่พบบ่อย

• ไม่ได้ตั้งสำรองหนี้สงสัยจะสูญ ทำให้ยอดลูกหนี้สูงกว่าความเป็นจริง
• ลูกหนี้ที่ค้างนานมากถูกทิ้งไว้ในบัญชีโดยไม่มีการดำเนินการ

ข้อควรระวัง ด้านผลการดำเนินงาน

1. การรับรู้รายได้

รายได้ต้องรับรู้เมื่อมีการโอนความเสี่ยงและผลประโยชน์ในสินค้าหรือบริการให้แก่ลูกค้าแล้ว ไม่ใช่เมื่อรับเงิน

จุดผิดพลาดที่พบบ่อย

• รับรู้รายได้เร็วเกินไป เช่น บันทึกรายได้ทั้งหมดเมื่อรับมัดจำ ทั้งที่ยังไม่ได้ส่งมอบสินค้า
• รับรู้รายได้ผิดงวด ทำให้กำไรในแต่ละงวดไม่ตรงความจริง

2. การบันทึกค่าใช้จ่าย

ค่าใช้จ่ายต้องบันทึกในงวดเดียวกับรายได้ที่เกี่ยวข้อง (Matching Principle)

จุดผิดพลาดที่พบบ่อย

• บันทึกค่าใช้จ่ายปีนี้ข้ามไปอยู่ในงวดหน้า ทำให้กำไรปีนี้สูงเกินจริง
• ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นแต่ยังไม่มีบิล ไม่ได้ทำการ Accrue ไว้

3. รายการระหว่างกาล

กิจการที่มีกลุ่มบริษัทหรือธุรกรรมกับผู้ถือหุ้น ต้องระวังเรื่องรายการระหว่างกันที่อาจถูกตรวจสอบโดยสรรพากร

แนวทางป้องกันความผิดพลาด

จัดทำบัญชีอย่างสม่ำเสมอ — อย่ารอจนปลายปีค่อยมารวบรวมเอกสาร ทำให้ข้อผิดพลาดสะสมและแก้ยาก

กระทบยอดบัญชีรายเดือน — เช็กว่าตัวเลขในระบบตรงกับสเตทเม้นธนาคารและเอกสารจริง

ติดตามเอกสารทันที — รายการค่าใช้จ่ายใดที่ยังไม่มีใบเสร็จ ต้องติดตามก่อนปิดงบ

ใช้โปรแกรมที่ลดข้อผิดพลาด — ระบบที่ดีช่วยลดการบันทึกซ้ำ คำนวณค่าเสื่อมอัตโนมัติ และแจ้งเตือนเมื่อมีรายการผิดปกติ

MooMoo Next ลดข้อผิดพลาดในการจัดทำบัญชี

MooMoo Next บันทึกรายการรายรับรายจ่ายอัตโนมัติจาก Shopee, TikTok Shop, Lazada ลดโอกาสที่จะลืมบันทึกหรือกรอกผิดพลาด ระบบยังช่วยติดตามลูกหนี้และเจ้าหนี้ รวมถึงสต็อกสินค้า ทำให้ข้อมูลที่ใช้จัดทำงบการเงินถูกต้องและครบถ้วนมากกว่าการทำด้วยมือ

งบการเงินที่ถูกต้องไม่ได้เกิดจากความพยายามปลายปี แต่เกิดจากการบันทึกที่ถูกต้องทุกวันตลอดทั้งปี

MoomooNext โปรแกรมบัญชี ทดลองใช้ฟรี คลิก