บุคคลธรรมดาต้องทำบัญชีไหม รายงานเงินสดรับ-จ่ายคืออะไร

หลายคนที่ทำธุรกิจในชื่อตัวเอง — ขายของออนไลน์ รับจ้างฟรีแลนซ์ ให้เช่าทรัพย์สิน — มักคิดว่า "เป็นแค่บุคคลธรรมดา ไม่ต้องทำบัญชี"

แต่ความจริงคือ กรมสรรพากรกำหนดให้บุคคลธรรมดาบางกลุ่มต้องจัดทำรายงานเงินสดรับ-จ่ายด้วย และถ้าไม่ทำ มีค่าปรับ

ใครต้องทำ ใครไม่ต้อง

ตามกฎหมาย มีการแยกอำนาจ 2 หน่วยงาน:

กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD): พ.ร.บ.การบัญชี พ.ศ. 2543 ไม่ได้บังคับบุคคลธรรมดาทำบัญชี ยกเว้นธุรกิจเฉพาะ เช่น ค้าแผ่นซีดีเพลง หรือค้างาช้าง — ซึ่งน้อยคนมากที่เกี่ยวข้อง

กรมสรรพากร (RD): กำหนดให้บุคคลธรรมดาที่มีรายได้ประเภท มาตรา 40(5)-(8) และไม่ได้จดทะเบียน VAT ต้องจัดทำรายงานเงินสดรับ-จ่าย

รายได้ประเภทไหนบ้าง ที่เข้าข่าย

มาตรา 40 ของประมวลรัษฎากรแบ่งรายได้ออกเป็น 8 ประเภท (40(1)-40(8)) คนที่เกี่ยวข้องกับกฎนี้คือ 40(5)-(8):

• 40(5) — รายได้จากการเช่าทรัพย์สิน (บ้าน รถ ที่ดิน)
• 40(6) — รายได้จากวิชาชีพอิสระ (แพทย์ ทนาย วิศวกร สถาปนิก นักบัญชี)
• 40(7) — รายได้จากการรับเหมาก่อสร้าง
• 40(8) — รายได้จากธุรกิจพาณิชย์อื่น ๆ (รวมขายของออนไลน์ ฟรีแลนซ์ทั่วไป)

ถ้าเข้าข่ายนี้ ต้องทำรายงานเงินสดรับ-จ่ายเก็บไว้ แม้ไม่ต้องส่งกรมสรรพากรก็ตาม แต่ถ้าถูกเรียกตรวจต้องมีให้แสดง

รายงานเงินสดรับ-จ่ายคืออะไร

เป็นบันทึกรายวันที่แสดงว่า:

• วันที่รับเงินและจ่ายเงินอะไรบ้าง
• รายรับมาจากไหน (ขายสินค้า ค่าบริการ)
• รายจ่ายออกไปเท่าไหร่ (ซื้อสินค้า ค่าใช้จ่ายต่าง ๆ)

กฎสำคัญ:

• ลงบันทึกภายใน 3 วันทำการ นับจากวันที่มีรายรับหรือรายจ่าย
• ต้องเขียนเป็นภาษาไทย (ถ้าใช้ภาษาต่างประเทศ ต้องมีภาษาไทยกำกับ)

วิธีกรอกรายงานเงินสดรับ-จ่าย

กรมสรรพากรมีแบบฟอร์มให้ดาวน์โหลด มีคอลัมน์หลัก ๆ ดังนี้:

1. วัน/เดือน/ปี — วันที่เกิดรายการ
2. รายการ — เช่น "ขายสินค้า Shopee" หรือ "ค่าซื้อสินค้า" หรือ "ค่าเช่าบ้าน"
3. รายรับ — จำนวนเงินที่ได้รับ
4. รายจ่ายซื้อสินค้า — จำนวนที่จ่ายซื้อสินค้าโดยเฉพาะ
5. รายจ่ายค่าใช้จ่ายอื่น — ค่าใช้จ่ายดำเนินงานทั่วไป

ระบบนี้ใช้ "เกณฑ์เงินสด" ซึ่งง่ายกว่าระบบ "เกณฑ์คงค้าง" ที่ใช้ในนิติบุคคล — คือบันทึกตอนรับเงินหรือจ่ายเงินจริง ไม่ใช่ตอนเกิดรายการ

ถ้าหักแบบเหมา ไม่ต้องทำรายงานนี้ใช่ไหม

ไม่ใช่! ไม่ว่าจะเลือกหักค่าใช้จ่ายแบบ "เหมา" หรือ "ตามจริง" — ก็ต้องทำรายงานเงินสดรับ-จ่ายเหมือนกัน

ความต่างคือ:

• หักตามจริง — ต้องมีเอกสารหลักฐานประกอบทุกรายจ่าย
• หักแบบเหมา — ไม่จำเป็นต้องมีเอกสารทุกรายการ แต่ยังต้องทำรายงานอยู่ดี

ไม่ทำโดนอะไรบ้าง

ค่าปรับไม่เกิน 2,000 บาท ถ้าไม่จัดทำรายงานเงินสดรับ-จ่าย

อาจดูน้อย แต่ถ้าถูกเรียกตรวจแล้วไม่มีหลักฐาน อาจโดนประเมินภาษีเพิ่ม ซึ่งเจ็บกว่ามาก

ประโยชน์ที่ได้มากกว่าแค่ "ทำตามกฎ"

ทำรายงานนี้แล้วได้อะไรกลับมา:

• รู้ว่าจริง ๆ กำไรหรือขาดทุน — หลายคนคิดว่ารวยแต่พอดูตัวเลขจริงกลับขาดทุนมาตลอด
• ดูกระแสเงินสด — รู้ว่าเดือนไหนเงินเข้าเยอะ เดือนไหนต้องระวัง
• วางแผนภาษีได้ดีขึ้น — มีข้อมูลให้วิเคราะห์ก่อนสิ้นปี
• ขอสินเชื่อง่ายขึ้น — มีรายงานการเงินให้ธนาคารดู

สรุป

ถ้าทำธุรกิจในชื่อตัวเองและมีรายได้ประเภท 40(5)-(8) — ทำรายงานเงินสดรับ-จ่ายไว้เลย ไม่ใช่แค่เพื่อหลีกเลี่ยงค่าปรับ แต่เพราะมันช่วยให้ธุรกิจชัดเจนขึ้นจริง ๆ

บันทึกทุกวัน ใช้เวลาแค่ 5 นาที รับรองว่าปลายปีสบายใจกว่าคนที่ไม่ทำแน่นอน

MooMooNext โปรแกรมบัญชี ทดลองใช้ฟรี คลิก