บริหารสินค้าคงคลังยังไงไม่ให้เงินจม: 3 เรื่องที่ต้องรู้

ลองนึกดูสิว่า ร้านขายสินค้าออนไลน์ที่มียอดขายดีทุกเดือน แต่เงินในบัญชีแทบไม่มี เพราะอะไร?

ส่วนใหญ่คำตอบคือ "เงินอยู่ในของ" — สต๊อกสินค้าเยอะเกินไป ขายไม่ทัน เงินก็จมอยู่ในโกดัง

หรืออีกแบบคือ สั่งน้อยไป พอแคมเปญ 11.11 มา ของหมดก่อนเลย พลาดยอดขายไปหลายแสน

สองปัญหานี้แก้ได้ด้วยการบริหารสินค้าคงคลังที่มีระบบ ไม่ใช่แค่ "เดาว่าจะขายได้เท่าไหร่"

บริหารสินค้าคงคลัง คืออะไร?

ก็คือกระบวนการจัดการสินค้าที่อยู่ในคลัง ตั้งแต่การสั่งซื้อ จัดเก็บ ไปจนถึงจำหน่าย ให้มีสมดุลระหว่าง "มีพอขาย" กับ "ไม่มากเกินจนทุนจม"

ธุรกิจที่ไม่มีระบบนี้มักเจอปัญหาแบบนี้:

• สินค้าค้างสต๊อก ขายไม่ออก กลายเป็นต้นทุนจม
• สินค้าขาดตลาดตอนขายดี เสียโอกาสรายได้
• ไม่รู้ว่ามีสินค้าตัวไหนเยอะแค่ไหน ต้องนับมือทุกครั้ง
• กระแสเงินสดแย่ เพราะเงินไปอยู่ในสต๊อกหมด

3 สิ่งที่ต้องรู้เพื่อบริหารสต๊อกให้เงินไม่จม

สิ่งที่ 1: แบ่งกลุ่มสินค้าให้ชัด ด้วย ABC Analysis

ไม่ใช่ทุก SKU ต้องดูแลเท่ากัน บางตัวทำเงินให้ร้านส่วนใหญ่ บางตัวขายได้บ้างประปราย

หลัก ABC Analysis แบ่งสินค้าเป็น 3 กลุ่ม:

กลุ่ม A — สินค้าที่ทำรายได้ 80% ของยอดขายทั้งหมด แต่มีจำนวน SKU แค่ไม่ถึง 10% ของสินค้าทั้งหมด → กลุ่มนี้ต้องดูแลใกล้ชิด สต๊อกไว้เสมอ อย่าให้หมด

กลุ่ม B — สินค้าที่ทำรายได้ประมาณ 15-20% มีจำนวนประมาณ 20% ของสินค้าทั้งหมด → ต้องติดตามแต่ไม่ต้องจ้องเหมือนกลุ่ม A

กลุ่ม C — สินค้าที่ทำรายได้ไม่ถึง 10% แต่มีจำนวน SKU เยอะถึง 80% ของสินค้าทั้งหมด → ไม่ต้องนับบ่อย สั่งรอบเดียวแล้วปล่อยไปได้

ประโยชน์ที่ได้จากการแบ่งแบบนี้ คือรู้ว่าควรเอาพลังงานและเงินทุนไปใส่สินค้าตัวไหนมากกว่า แทนที่จะดูแลทุกตัวเท่ากัน

สิ่งที่ 2: รู้ต้นทุนจริง ไม่ใช่แค่ราคาซื้อ

ปัญหาที่เจอบ่อยคือร้านคำนวณต้นทุนสินค้าแค่ "ราคาที่ซื้อมา" แต่ความจริงต้นทุนมีมากกว่านั้น

ต้นทุนจริงของสินค้า = ราคาซื้อ + ค่าขนส่งเข้า + ค่าบรรจุภัณฑ์ + ค่าจัดเก็บในโกดัง + ค่าบริหารจัดการ

ถ้าคำนวณแค่ราคาซื้อ อาจเข้าใจผิดว่าสินค้าตัวนั้นกำไรดี แต่พอรวมต้นทุนจริงแล้วกำไรแทบไม่มี

พอรู้ต้นทุนจริงแล้ว ก็สามารถตัดสินใจได้ว่า:

• สินค้าต้นทุนสูง ขายช้า → ลดจำนวนสั่ง เพิ่มรอบหมุนเงิน
• สินค้าต้นทุนต่ำ ขายเร็ว → เพิ่มรอบสั่ง ให้มีของพอขายเสมอ

สิ่งที่ 3: รู้ว่าต้องสั่งของเมื่อไหร่ ด้วย Reorder Point

Reorder Point คือจำนวนสินค้าที่ถ้าต่ำกว่านี้แล้วต้องสั่งซื้อทันที เพื่อให้ของมาทันก่อนหมดสต๊อก

วิธีคำนวณ:

ขั้นตอนที่ 1: หา Safety Stock (สต๊อกสำรองขั้นต่ำ) ``` Safety Stock = (ยอดขายสูงสุดต่อวัน × เวลารอสินค้านานสุด) - (ยอดขายเฉลี่ยต่อวัน × เวลารอสินค้าปกติ) ```

ขั้นตอนที่ 2: คำนวณ Reorder Point ``` Reorder Point = (ยอดขายเฉลี่ยต่อวัน × เวลารอสินค้า) + Safety Stock ```

ตัวอย่างจริง:

• ขายเฉลี่ยวันละ 20 ชิ้น, รอสินค้า 5 วัน
• ยอดขายสูงสุดเคยขายได้วันเดียว 50 ชิ้น, เคยรอสินค้านานสุด 7 วัน

Safety Stock = (50 × 7) - (20 × 5) = 350 - 100 = 250 ชิ้น Reorder Point = (20 × 5) + 250 = 100 + 250 = 350 ชิ้น

ความหมาย: เมื่อสต๊อกเหลือ 350 ชิ้น ต้องสั่งซื้อเลย ไม่รอให้หมด

ข้อมูลที่ต้องมีเพื่อบริหารสต๊อกอย่างมืออาชีพ

ก่อนจะคำนวณอะไรได้ ต้องมีข้อมูลพื้นฐาน 4 ชุด:

1. ข้อมูลสินค้า — รหัส SKU ชื่อ สถานะ หมวดหมู่ เพื่อให้ระบุสินค้าแต่ละตัวได้ชัดเจน

2. ข้อมูลต้นทุน — ต้นทุนต่อชิ้นจริง ๆ ไม่ใช่แค่ราคาซื้อ เพื่อวิเคราะห์กำไรต่อ SKU ได้

3. ข้อมูลความเคลื่อนไหว — ยอดขายเฉลี่ย จำนวนคงเหลือในคลัง เพื่อคำนวณ Reorder Point

4. ข้อมูลการจัดซื้อ — เวลารอสินค้าแต่ละ supplier เงื่อนไขการจ่ายเงิน เพื่อวางแผนออกเงินได้ถูกเวลา

ประโยชน์ที่ได้รับ

บริหารสต๊อกดีแล้ว ได้อะไร:

ลดต้นทุนการเก็บสินค้า — ไม่ต้องเสียค่าโกดังสำหรับของที่ขายไม่ออก

ป้องกันพลาดโอกาสขาย — ของพร้อมส่งทุกเมื่อ ลูกค้าไม่ต้องรอ SLA ไม่ล่าช้า

เงินหมุนได้มากขึ้น — เงินไม่จมอยู่ในสต๊อกเกินจำเป็น เอาไปลงทุนด้านอื่นได้

วางแผนธุรกิจได้ดีขึ้น — รู้ว่าต้องสั่งของอีกเมื่อไหร่ ต้องใช้เงินเท่าไหร่ ไม่ต้องเดา

เริ่มได้เลย ไม่ต้องรอ

สำหรับร้านที่เพิ่งเริ่มวางระบบ แนะนำเริ่มง่าย ๆ แบบนี้:

1. ทำรายการสินค้าทั้งหมด พร้อมต้นทุนจริง
2. ดูยอดขาย 3 เดือนที่ผ่านมา แบ่งกลุ่ม A, B, C
3. คำนวณ Reorder Point สำหรับสินค้ากลุ่ม A ก่อน
4. ตั้งระบบแจ้งเตือนเมื่อสต๊อกถึง Reorder Point
5. Review ทุก 1-3 เดือน เพราะยอดขายเปลี่ยนตามฤดูกาลและแคมเปญ

ถ้าใช้โปรแกรมบัญชีหรือ ERP บางตัวสามารถดูข้อมูลเหล่านี้แบบ Real-time ได้เลย ช่วยให้บริหารสต๊อกได้ง่ายกว่าการนับมือหรือใช้ Excel แบบ Manual มาก

ลองทำตามนี้สัก 1-2 เดือน รับรองว่าปัญหาเงินจมในสต๊อก หรือสินค้าขาดช่วงขายดี จะลดลงชัดเจน

MoomooNext โปรแกรมบัญชี ทดลองใช้ฟรี คลิก