Paperless ในงานบัญชี ลดกระดาษ เพิ่มประสิทธิภาพ ทำได้จริงไหม?

คิดดูว่าในหนึ่งเดือน ธุรกิจของคุณใช้กระดาษไปกี่แผ่น ใบเสร็จ ใบกำกับภาษี ใบสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ สลิปเงินเดือน เอกสารเหล่านี้หลายชุด และบางทีก็หายไปก่อนเวลา

Paperless ไม่ใช่แค่เรื่องสิ่งแวดล้อม แต่คือการทำงานที่ฉลาดกว่าเดิม

Paperless คืออะไร?

ระบบการทำงานแบบ Paperless หมายถึงการลดการใช้กระดาษในกระบวนการทำงานให้น้อยที่สุดโดยเปลี่ยนไปใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์แทน ไม่ได้แปลว่าต้องเลิกใช้กระดาษทั้งหมด แต่หมายถึงใช้เฉพาะเมื่อจำเป็นจริง ๆ

สำหรับงานบัญชีและการเงิน Paperless หมายความว่า เอกสารทุกชนิดถูกสร้าง เก็บ ส่ง และจัดการในรูปแบบดิจิทัล

ข้อดีของ Paperless ที่เห็นผลจริงในงานบัญชี

เข้าถึงเอกสารได้ทุกที่ทุกเวลา

เคยเจอสถานการณ์ที่ลูกค้าถามใบเสร็จเก่า แต่ต้องกลับไปหาในแฟ้มที่ออฟฟิศไหม? ถ้าเอกสารอยู่ใน Cloud สามารถดึงขึ้นมาได้ทันทีจากโทรศัพท์มือถือ ไม่ต้องรอกลับออฟฟิศ

ค้นหาย้อนหลังได้ง่าย

การค้นหาเอกสารกระดาษต้องเปิดแฟ้มทีละชั้น แต่เอกสารดิจิทัลค้นได้จาก Keyword ภายในไม่กี่วินาที

ลดความเสี่ยงเอกสารหาย

เอกสารกระดาษหายได้ง่ายจากน้ำท่วม ไฟไหม้ ย้ายออฟฟิศ หรือแค่วางผิดที่ ข้อมูลดิจิทัลที่เก็บบน Cloud สำรองข้อมูลอัตโนมัติ แม้อุปกรณ์เสียหายก็ยังเข้าถึงข้อมูลได้

แชร์ข้อมูลให้ทีมได้ทันที

งานบัญชีมักต้องรับ-ส่งข้อมูลระหว่างเจ้าของร้าน พนักงาน และสำนักงานบัญชี ระบบดิจิทัลทำให้ทุกคนเห็นข้อมูลเดียวกัน แบบ Real-Time ลดความเข้าใจผิดจากการส่งข้อมูลผิดรุ่น

ลดต้นทุนกระดาษและการจัดเก็บ

กระดาษ หมึกพิมพ์ แฟ้ม ตู้เก็บเอกสาร พื้นที่สำนักงาน ทั้งหมดนี้มีต้นทุน ระบบ Paperless ช่วยประหยัดต้นทุนเหล่านี้ได้จริง

เครื่องมือและเทคโนโลยีที่ใช้ใน Paperless

โปรแกรมบัญชีออนไลน์ — เป็นหัวใจสำคัญ ช่วยสร้างเอกสารทางการเงินทุกประเภทในรูปแบบดิจิทัล บันทึกรายการ และสร้างรายงานได้โดยไม่ต้องใช้กระดาษ

สแกนเนอร์และ OCR — สำหรับเอกสารกระดาษที่ได้รับมาจากภายนอก เช่น ใบเสร็จจากซัพพลายเออร์ ให้สแกนและแปลงเป็น Digital ไฟล์ด้วย OCR (Optical Character Recognition) เพื่ออ่านตัวเลขและบันทึกอัตโนมัติ

E-Signature — ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้อนุมัติเอกสารได้โดยไม่ต้องพิมพ์ออกมา รองรับตามกฎหมายธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ของไทย

Cloud Storage — เก็บไฟล์เอกสารทั้งหมดบน Cloud ให้เข้าถึงได้จากทุกอุปกรณ์

ระบบ Backup อัตโนมัติ — สำรองข้อมูลเป็นประจำ ป้องกันการสูญหายจากอุบัติเหตุ

เริ่มต้น Paperless ในงานบัญชียังไง?

ขั้นตอนที่ 1 — เปลี่ยนเอกสารออกก่อน เริ่มจากเอกสารที่ออกให้ลูกค้า เช่น ใบเสร็จ ใบกำกับภาษี ใบแจ้งหนี้ เพราะทำได้ทันทีด้วยโปรแกรมบัญชีออนไลน์

ขั้นตอนที่ 2 — จัดการเอกสารรับ สำหรับบิลจากซัพพลายเออร์ที่ยังเป็นกระดาษ ให้สแกนหรือถ่ายรูปเก็บไว้ทันทีเมื่อได้รับ

ขั้นตอนที่ 3 — กำหนดระบบตั้งชื่อไฟล์ วันที่-ประเภทเอกสาร-ชื่อคู่ค้า เพื่อให้ค้นหาได้ง่าย เช่น "20271101-ใบแจ้งหนี้-ซัพพลายเออร์A"

ขั้นตอนที่ 4 — กำหนดนโยบายการเก็บ ระบุว่าเอกสารแต่ละประเภทเก็บนานแค่ไหน และใครมีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ใดบ้าง

ข้อควรระวังในการทำ Paperless

ความปลอดภัยของข้อมูล — ต้องกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงให้ชัดเจน ใครเห็นอะไรได้บ้าง โดยเฉพาะข้อมูลเงินเดือนและข้อมูลทางการเงิน

ความถูกต้องตามกฎหมาย — เอกสารอิเล็กทรอนิกส์บางประเภทต้องปฏิบัติตามกฎหมายเฉพาะ เช่น ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ต้องผ่านระบบ e-Tax Invoice ของกรมสรรพากร

สำรองข้อมูลสม่ำเสมอ — อย่าพึ่งแหล่งเก็บข้อมูลแหล่งเดียว ควรมี Backup อย่างน้อย 2 แหล่ง

MooMoo Next คือจุดเริ่มต้น Paperless สำหรับร้านค้าออนไลน์

MooMoo Next ช่วยให้งานบัญชีของร้านค้าออนไลน์ Paperless ได้ทันที ตั้งแต่การดึงข้อมูลออเดอร์จาก Shopee, TikTok Shop, Lazada มาบันทึกบัญชีอัตโนมัติ การออกใบเสร็จดิจิทัล การสร้างรายงานรายรับรายจ่าย และการเก็บข้อมูลไว้ใน Cloud

ไม่ต้องพิมพ์ ไม่ต้องแฟ้ม ไม่ต้องกลัวหาย ข้อมูลทุกอย่างอยู่ในมือถือ เปิดดูได้ทุกที่ทุกเวลา

MoomooNext โปรแกรมบัญชี ทดลองใช้ฟรี คลิก