เงินสดย่อย vs เงินกู้ยืมกรรมการ แยกหน้าที่ให้ถูกต้อง

ธุรกิจเล็กหลายแห่งมีปัญหาเดียวกัน: กรรมการจ่ายค่าใช้จ่ายออกไปก่อนแล้วค่อยเอาคืน ทำให้สับสนระหว่างเงินสดย่อยกับเงินที่กรรมการจ่ายแทน ความสับสนนี้นำไปสู่ปัญหาบัญชีและภาษีได้มาก

เงินสดย่อย (Petty Cash) คืออะไร?

เงินสดย่อยคือ เงินสดจำนวนน้อยที่บริษัทจัดเตรียมไว้สำหรับค่าใช้จ่ายเล็ก ๆ น้อย ๆ ประจำวัน ที่ไม่สะดวกจ่ายด้วยเช็คหรือโอนเงิน

ตัวอย่างการใช้เงินสดย่อย:

• ค่าน้ำมันรถ (เล็กน้อย)
• ค่าสำนักงาน (กระดาษ ปากกา)
• ค่าอาหารกลางวันในการประชุม

วิธีจัดการเงินสดย่อย:

1. บริษัทตั้งกองทุนเงินสดย่อย เช่น 2,000 บาท
2. ผู้รับผิดชอบเก็บเงินสดนั้นไว้
3. ทุกครั้งที่จ่าย ต้องมีใบเสร็จ/หลักฐาน
4. เมื่อเงินหมดหรือต่ำกว่าที่กำหนด ยื่นเบิกเงินเพิ่มพร้อมใบเสร็จทั้งหมด

เงินกู้ยืมกรรมการ คืออะไร?

กรณีที่กรรมการจ่ายค่าใช้จ่ายแทนบริษัทออกไปก่อน แล้วรอรับเงินคืน ต้องบันทึกเป็น "เจ้าหนี้กรรมการ" ไม่ใช่เงินสดย่อย

ตัวอย่าง:

• กรรมการจ่ายค่าเช่าสำนักงาน 30,000 บาทออกไปก่อน
• กรรมการซื้ออุปกรณ์ 50,000 บาทด้วยบัตรส่วนตัว

ปัญหาที่เกิดถ้าบันทึกผิด

ปัญหาที่ 1: บันทึกทุกอย่างเป็นเงินสดย่อย ยอดเงินสดย่อยสูงผิดปกติ ไม่สะท้อนความเป็นจริง ผู้ตรวจสอบตั้งคำถาม

ปัญหาที่ 2: ไม่บันทึกเงินที่กรรมการจ่ายแทน บริษัทคืนเงินให้กรรมการ แต่ไม่มีหลักฐาน กลายเป็นรายการที่อธิบายไม่ได้

ปัญหาที่ 3: บันทึกเป็นรายรับแทนเจ้าหนี้ ทำให้กำไรผิดพลาด และภาษีที่ต้องจ่ายผิดตามไปด้วย

วิธีปฏิบัติที่ถูกต้อง

เงินสดย่อย: ใช้สำหรับค่าใช้จ่ายเล็กน้อยประจำวัน วงเงินไม่เกิน 5,000 บาท ต้องมีผู้รับผิดชอบชัดเจน

เงินกู้ยืมกรรมการ: ทุกครั้งที่กรรมการจ่ายแทนบริษัทต้องมีเอกสาร และบันทึกเป็นเจ้าหนี้กรรมการทันที ชำระคืนให้เร็วที่สุด

กฎทอง: แยกบัญชีส่วนตัวออกจากบัญชีบริษัท เด็ดขาด วิธีที่ดีที่สุดคือมีบัตรเครดิตบริษัทสำหรับค่าใช้จ่ายธุรกิจโดยเฉพาะ

MooMooNext ช่วยติดตามเงินสดย่อยและยอดเจ้าหนี้กรรมการแยกกันชัดเจน ไม่ปะปนกัน ลดปัญหาบัญชีได้มาก

MooMooNext โปรแกรมบัญชี ทดลองใช้ฟรี คลิก