นักบัญชี Work from Home ทำยังไงให้งานไม่สะดุด

"ส่งเอกสารมาให้หน่อยนะคะ" — ประโยคที่นักบัญชีได้ยินบ่อย แต่ถ้าเอกสารมันเป็นกองกระดาษอยู่บนโต๊ะออฟฟิศ แล้วตอนนี้ต้องทำงานที่บ้าน จะทำยังไง?

นักบัญชีหลายคนคิดว่า Work from Home ทำไม่ได้ เพราะงานบัญชีต้องจัดการเอกสารเยอะ ต้องเซ็นเอกสาร ต้องคุยกับลูกค้าตัวต่อตัว แต่ความจริงมันต่างออกไปมาก ถ้าปรับวิธีทำงานถูกทาง

ทำไม Work from Home ถึงเหมาะกับนักบัญชี

ก่อนเข้าเรื่องวิธีทำ ลองดูข้อดีก่อนว่ามันคุ้มไหม

ผลสำรวจของ Flexjobs พบว่า Work from Home ทำให้ประสิทธิภาพการทำงานเพิ่มขึ้น 65% เพราะไม่มีสิ่งรบกวนในออฟฟิศ ไม่ต้องเดินทาง ไม่มีคนมาดึงเวลา

นักบัญชีที่ทำงานที่บ้านได้ยังช่วยลดต้นทุนให้สำนักงานบัญชีด้วย ทั้งค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าบำรุงรักษา และพื้นที่สำนักงานที่ไม่จำเป็นต้องใหญ่มาก

แต่ WFH จะทำงานได้ดีต้องมีระบบที่ถูกต้อง ไม่ใช่แค่เปิดแล็ปท็อปที่บ้านแล้วทำได้เลย

เครื่องมือที่นักบัญชีต้องมีเพื่อทำงานที่บ้าน

โปรแกรมบัญชีออนไลน์ (Cloud-based)

นี่คือหัวใจหลัก ถ้ายังใช้โปรแกรมบัญชีแบบติดตั้งในเครื่อง เปิดได้แค่คอมออฟฟิศ การทำงานที่บ้านแทบเป็นไปไม่ได้

โปรแกรมบัญชีออนไลน์ช่วยให้:

• เปิดข้อมูลได้ทุกที่ ทั้งบ้านและออฟฟิศ
• นักบัญชีกับเจ้าของร้านเห็นข้อมูลชุดเดียวกันแบบ Real-time
• สร้างเอกสาร เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี ได้โดยไม่ต้องอยู่ออฟฟิศ
• เจ้าของร้านเรียกดูรายงานเองได้ตลอดเวลา ไม่ต้องรอโทรถามนักบัญชี

โปรแกรมประชุมออนไลน์

แทนที่จะนัดคุยหน้าออฟฟิศ ใช้ Zoom, Google Meet หรือ Microsoft Teams แทนได้เลย

เคล็ดลับ: กำหนดเวลาประชุมออนไลน์ให้ชัดเจน อย่าโทรหากันไปเรื่อย ๆ เพราะจะทำให้ทั้งสองฝ่ายขาดสมาธิ

เครื่องมือจัดการไฟล์บน Cloud

Google Drive, OneDrive หรือ Dropbox เลือกอันใดอันหนึ่งแล้วใช้ให้สม่ำเสมอ อย่าส่งไฟล์ผ่าน Line อย่างเดียว เพราะหาย่อนข้อมูลทีหลังยาก

แอปสแกนเอกสาร

ลูกค้าบางรายยังส่งเอกสารเป็นกระดาษ ให้ลูกค้าถ่ายรูปหรือสแกนด้วยแอป CamScanner แล้วส่งมาทางออนไลน์ แทนที่จะต้องนำมาส่งที่ออฟฟิศ

โปรแกรม Remote Desktop (กรณีจำเป็น)

ถ้ามีข้อมูลบางอย่างที่ยังอยู่ในเครื่องออฟฟิศ TeamViewer หรือ AnyDesk ช่วยให้เข้าถึงได้จากที่บ้าน

วิธีสื่อสารกับลูกค้าให้ราบรื่น

งานบัญชีคือการสื่อสาร ไม่ใช่แค่กดตัวเลข นักบัญชีที่ทำงานที่บ้านต้องสื่อสารกับลูกค้าให้สม่ำเสมอกว่าเดิมด้วยซ้ำ

อัปเดตรายสัปดาห์หรือรายเดือน ส่งสรุปสั้น ๆ ให้ลูกค้าทาง Line หรืออีเมลว่า "เดือนนี้บันทึกบัญชีเรียบร้อย ยื่นภาษีวันที่ X" ลูกค้าจะรู้สึกมั่นใจว่างานกำลังดำเนินอยู่

กำหนด Deadline ชัดเจน บอกลูกค้าว่าต้องส่งเอกสารให้นักบัญชีภายในวันที่เท่าไหร่ ถ้าส่งช้า จะกระทบ Deadline การยื่นภาษีอย่างไร

ประชุมออนไลน์รายเดือน แทนที่จะรอให้ลูกค้าโทรถามทุกอย่าง นัดประชุม 30 นาทีต่อเดือนเพื่อรายงานผลการดำเนินงาน ชี้แจงประเด็นภาษี และตอบคำถามทีเดียว

ตอบกลับภายในเวลาที่กำหนด ตกลงกับลูกค้าว่าถ้าส่งข้อความมา นักบัญชีจะตอบกลับภายใน 4-8 ชั่วโมงในวันทำงาน ความคาดหวังที่ชัดเจนช่วยลดความเครียดทั้งสองฝ่าย

ลด Paper ให้เหลือน้อยที่สุด

สำนักงานบัญชีที่ยังใช้กระดาษเยอะ WFH ยาก มาก ถึงเวลาต้องปรับไปสู่ Paperless Office

วิธีเริ่มต้น:

1. เอกสารใหม่ทุกอย่าง ให้อยู่ในระบบดิจิทัล ไม่ต้องพิมพ์ถ้าไม่จำเป็น
2. เอกสารเก่าที่ยังเป็นกระดาษ ทยอยสแกนและอัปโหลดขึ้น Cloud
3. จัดโฟลเดอร์ให้เป็นระบบ เช่น จัดตามปีภาษี ตามลูกค้า ตามประเภทเอกสาร
4. กำหนดรหัสผ่านสำหรับโฟลเดอร์ที่มีข้อมูลสำคัญ เพราะเอกสารลูกค้าเป็นความลับ
5. Backup ข้อมูลสม่ำเสมอ อย่างน้อยสัปดาห์ละครั้ง

บริหารทีมนักบัญชีที่ทำงานที่บ้าน

สำหรับหัวหน้าสำนักงานบัญชีที่ต้องบริหารทีม WFH มีสิ่งที่ต้องเปลี่ยนแปลง

วัดผลจากงานที่ทำเสร็จ ไม่ใช่จำนวนชั่วโมงออนไลน์ งานบัญชีมี Output ชัดเจน เช่น บัญชีลูกค้า X ปิดแล้ว ยื่นภาษีเสร็จแล้ว วัดแบบนี้ดีกว่าดูว่าใครออนไลน์กี่ชั่วโมง

รายงานตัวทุกเช้า ส่งสรุปทุกเย็น ให้ทีมส่ง Daily Check-in สั้น ๆ ว่าวันนี้จะทำอะไร และเย็นส่งสรุปว่าทำอะไรไปแล้ว ช่วยให้หัวหน้ารู้ว่างานเดินหน้าอยู่

ประชุมทีมสัปดาห์ละครั้ง แม้จะ WFH แต่ความรู้สึกเป็นทีมต้องคงอยู่ ประชุม 30-60 นาทีต่อสัปดาห์เพื่อแชร์ปัญหา แก้ไขประเด็นร่วมกัน และรักษาบรรยากาศการทำงาน

กำหนด Office Hour ชัดเจน บอกทีมว่า WFH ไม่ได้แปลว่าทำงานได้ตลอด 24 ชั่วโมง ต้องมีเวลาเริ่มและสิ้นสุดงานที่ชัดเจน เพื่อป้องกัน Burnout

ข้อผิดพลาดที่ทำให้ WFH ล้มเหลว

ไม่ตั้งเวลาทำงานให้ชัดเจน — ทำให้งานกับชีวิตส่วนตัวปนกัน สุดท้ายทั้งสองอย่างพัง

ไม่แจ้งลูกค้าว่ารูปแบบการทำงานเปลี่ยน — ลูกค้าอาจงงว่าทำไมต้องส่งเอกสารออนไลน์แทน ต้องอธิบายและช่วยให้ลูกค้าปรับตัว

ยังพึ่งกระดาษและอีเมล — อีเมลอย่างเดียวไม่พอสำหรับการทำงานบัญชี ต้องมีระบบ Cloud ที่ทุกคนเข้าถึงได้

ไม่ Backup ข้อมูล — ความเสี่ยงสูงมากถ้าข้อมูลลูกค้าหายแล้วไม่มีสำรอง

Work from Home สำหรับนักบัญชีทำได้จริง แต่ต้องเตรียมเครื่องมือให้พร้อมและสื่อสารกับลูกค้าให้ชัดเจน ถ้าทำถูกทาง งานอาจราบรื่นกว่าอยู่ออฟฟิศเสียอีก

MoomooNext โปรแกรมบัญชี ทดลองใช้ฟรี คลิก