API คืออะไร ทำไมร้านค้าออนไลน์ต้องใช้เชื่อมบัญชี

ขายสินค้าอยู่ 3-4 แพลตฟอร์ม แล้วต้องมานั่งดูรายการออเดอร์ทีละอัน บันทึกบัญชีทีละรายการ ใช้เวลาเป็นชั่วโมงทุกวัน?

นั่นคือปัญหาที่ API แก้ได้

API คืออะไร ในภาษาที่เจ้าของร้านเข้าใจ

API (Application Programming Interface) คือสะพานเชื่อมต่อระหว่างโปรแกรมสองตัวให้คุยกันได้ ส่งข้อมูลไปมาหากันได้โดยอัตโนมัติ

ตัวอย่างที่เห็นบ่อย: เวลากด "เข้าสู่ระบบด้วย Google" ในแอปอื่น นั่นคือ API ที่ดึงข้อมูลจาก Google มาให้โดยที่คุณไม่ต้องกรอกรหัสผ่านใหม่

สำหรับร้านค้าออนไลน์ API ทำให้ข้อมูลออเดอร์จาก Shopee, Lazada, TikTok Shop วิ่งตรงเข้ามาในโปรแกรมบัญชีโดยอัตโนมัติ ไม่ต้องคีย์ข้อมูลเอง

ทำไมร้านออนไลน์ที่ขายหลายแพลตฟอร์มต้องการ API

สมมติขายสินค้าบน Shopee, Lazada, TikTok พร้อมกัน แต่ละแพลตฟอร์มมีออเดอร์เข้ามาวันละ 20-30 รายการ รวมแล้ว 60-90 รายการต่อวัน

ถ้าต้องบันทึกบัญชีด้วยมือทุกรายการ ใช้เวลาอย่างน้อย 1-2 ชั่วโมงต่อวัน และยังมีโอกาสพิมพ์ตัวเลขผิดด้วย

ถ้าโปรแกรมบัญชีเชื่อมต่อ API กับแพลตฟอร์มได้ ออเดอร์ทั้งหมดเข้าระบบบัญชีอัตโนมัติ ไม่ต้องทำเอง ประหยัดเวลาเกือบทั้งหมด

ข้อมูลอะไรบ้างที่ API ดึงมาอัตโนมัติ

เมื่อโปรแกรมบัญชีเชื่อมต่อ API กับแพลตฟอร์มขายสินค้าออนไลน์ได้ จะดึงข้อมูลเหล่านี้มาให้:

ด้านเอกสาร:

• ใบเสร็จรับเงินจากทุกออเดอร์
• ใบกำกับภาษี (ถ้าจดทะเบียน VAT)
• ใบลดหนี้ (กรณีคืนสินค้า)

ด้านการบันทึกบัญชีรายได้:

• รายได้จากการขายสินค้า
• รายได้ค่าจัดส่ง (ที่หลายคนลืมบันทึกแยก)
• ส่วนลดที่ร้านให้ลูกค้า

จุดที่น่าสนใจคือรายได้ค่าจัดส่ง — หลายเจ้าของร้านไม่รู้ว่าต้องบันทึกแยกออกจากรายได้ขายสินค้า ถ้าไม่แยก บัญชีผิด ภาษีผิดตาม

ตัวอย่างจริง ก่อนและหลังใช้ API

ก่อนใช้ API: ร้านขายเสื้อผ้าผ่าน Shopee + Lazada + TikTok มียอดขายวันละ 90 ออเดอร์

• ต้องเปิดรายการจาก 3 แพลตฟอร์ม
• บันทึกบัญชีทีละรายการ
• ใช้เวลา 1.5-2 ชั่วโมงต่อวัน
• โอกาสพิมพ์ผิดสูง

หลังใช้ API:

• โปรแกรมบัญชีดึงข้อมูลจาก 3 แพลตฟอร์มอัตโนมัติ
• บันทึกบัญชีเสร็จภายใน 10 นาที แค่ตรวจสอบ
• ไม่มีความผิดพลาดจากการคีย์ข้อมูล
• เจ้าของร้านมีเวลาไปโฟกัสเรื่องอื่น

ข้อควรระวังเมื่อใช้ API เชื่อมบัญชี

เลือกโปรแกรมที่รองรับแพลตฟอร์มที่ใช้: ไม่ใช่ทุกโปรแกรมบัญชีจะเชื่อมต่อได้กับทุกแพลตฟอร์ม ตรวจสอบก่อนว่ารองรับ Shopee, Lazada, TikTok Shop หรือแพลตฟอร์มที่ใช้อยู่

ตรวจสอบรายการอย่างสม่ำเสมอ: แม้จะดึงข้อมูลอัตโนมัติ ก็ควรตรวจสอบเป็นครั้งคราว ว่าข้อมูลที่เข้ามาถูกต้องหรือไม่

ตั้งค่าหมวดหมู่บัญชีให้ถูกต้อง: ก่อนเชื่อมต่อ API ต้องตั้งหมวดหมู่บัญชีในระบบให้ถูกต้องก่อน เพราะ API ดึงข้อมูลมาใส่ตามหมวดที่กำหนด

สำหรับร้านค้าออนไลน์ที่ขายหลายแพลตฟอร์ม การเชื่อมต่อ API กับโปรแกรมบัญชีคือการลงทุนที่คุ้มมาก เพราะเวลาที่ประหยัดได้ต่อวันสามารถนำไปพัฒนาธุรกิจได้มากกว่า

MoomooNext โปรแกรมบัญชี ทดลองใช้ฟรี คลิก