ลูกหนี้ค้างชำระนาน ทำยังไงดี? แนวทางจัดการแบบตรงจุด

ขายของไปแล้ว ส่งของไปแล้ว แต่เงินยังไม่มา — สักสัปดาห์ สักเดือน สักสามเดือน นี่คือปวดหัวที่สุดสำหรับร้านที่ขายส่งหรือมีระบบ credit term

ลูกหนี้ค้างชำระไม่ใช่แค่เรื่องเงินที่หายไป แต่มันกระทบสภาพคล่องของทั้งร้าน ทำให้ซื้อสต๊อกไม่ได้ ไม่มีเงินจ่ายค่าใช้จ่ายประจำ หรือต้องไปกู้เงินเพิ่มโดยไม่จำเป็น

ลูกหนี้ค้างนานแค่ไหนถึงเรียกว่า "ปัญหา"?

โดยทั่วไปถ้าเกินกำหนดชำระมา 30 วัน ถือว่าต้องเริ่มดำเนินการแล้ว เพราะยิ่งปล่อยนานยิ่งยาก ลูกค้าที่ค้างชำระ 30 วันยังพอเจรจาได้ แต่ถ้าถึง 6 เดือน-1 ปี โอกาสเก็บได้ลดลงมากจนน่าใจหาย

7 ขั้นตอนจัดการลูกหนี้ค้างนาน

ขั้นที่ 1: รวบรวมและตรวจสอบข้อมูลให้ครบ

ก่อนทวงต้องรู้ก่อนว่า มีเงินค้างเท่าไหร่ ใครค้าง นานแค่ไหน มีเอกสารครบหรือเปล่า เช่น Invoice, ใบส่งของ, หลักฐานการส่งมอบ สิ่งเหล่านี้สำคัญมากถ้าต้องไปถึงขั้นดำเนินคดี

ถ้ายังจัดเก็บข้อมูลลูกหนี้ไว้ใน Excel ที่รู้สึกว่าไม่แน่ใจว่าครบหรือเปล่า — ถึงเวลาแล้วที่ต้องปรับระบบ

ขั้นที่ 2: ทวงถามด้วยวาจาก่อน เบา ๆ แต่ชัดเจน

โทรศัพท์หรือส่งข้อความถามสถานะก่อน บางครั้งลูกค้าแค่ลืมหรือมีปัญหาชั่วคราว การทวงแบบนุ่มนวลจะไม่ทำลายความสัมพันธ์ แต่ต้องชัดเจนว่า "ครบกำหนดชำระแล้ว ขอนัดวันชำระได้ไหม?"

ขั้นที่ 3: เจรจาขอรับชำระหนี้ หาทางออกร่วมกัน

ถ้าลูกค้ามีปัญหาจริง ๆ ลองพิจารณาว่าจะผ่อนผันได้แค่ไหน เช่น ให้ผ่อนชำระเป็นงวด แต่ต้องตกลงเป็นลายลักษณ์อักษร ไม่ใช่แค่พูดปากเปล่า และต้องมีดอกเบี้ยหรือค่าล่าช้าที่ยุติธรรม

ขั้นที่ 4: ส่งหนังสือทวงถามเป็นลายลักษณ์อักษร

ถ้าทวงด้วยวาจาแล้วไม่ได้ผล ต้องส่งหนังสือทวงหนี้อย่างเป็นทางการ ระบุจำนวนเงินที่ค้าง วันที่ครบกำหนด และกำหนดเส้นตายใหม่ ส่งแบบมีหลักฐาน เช่น ไปรษณีย์ลงทะเบียน หรืออีเมลที่มี read receipt

ขั้นที่ 5: ศึกษากฎหมายที่เกี่ยวข้อง

การทวงหนี้มีกฎหมายคุ้มครองทั้งสองฝ่าย พระราชบัญญัติการทวงถามหนี้ พ.ศ. 2558 กำหนดว่าห้ามทวงหนี้แบบคุกคาม ข่มขู่ หรือทำให้เสื่อมเสียชื่อเสียง ถ้าไม่รู้กฎหมายอาจกลายเป็นว่าเราเองที่ผิดได้

ขั้นที่ 6: ใช้มืออาชีพหรือทนายความช่วย

ถ้ายอดหนี้สูงและลูกค้าไม่ยอมชำระ อาจต้องพึ่งบริษัทรับทวงหนี้หรือทนายความ ค่าใช้จ่ายมีอยู่ แต่อาจคุ้มกว่าไม่ได้เงินคืนเลย

ขั้นที่ 7: ดำเนินคดีในทางศาล

ขั้นสุดท้ายที่หลายคนไม่อยากถึง แต่ถ้าจำเป็นก็ต้องทำ การฟ้องร้องคดีแพ่งเรียกเงินคืนเป็นสิทธิ์ที่เจ้าหนี้มีอยู่ตามกฎหมาย อายุความหนี้การค้าคือ 2 ปี นับจากวันครบกำหนดชำระ ดังนั้นอย่ารอนานเกินไป

วิธีป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาลูกหนี้ค้างซ้ำ

ดีกว่าการแก้ปัญหาคือการป้องกัน

ทำ Aging Report ทุกเดือน — ดูว่าแต่ละรายค้างมากี่วัน ใครใกล้ครบกำหนด จะได้ทวงได้ทันเวลา ไม่ต้องรอจนเกิน

ตรวจสอบเครดิตลูกค้าก่อนให้เครดิต term — ลูกค้าใหม่ไม่ควรให้ credit term ยาวทันที ให้เริ่มจากชำระก่อน แล้วค่อยขยาย term ตามประวัติ

ประมาณการหนี้สงสัยจะสูญ — สำหรับร้านที่มีลูกหนี้หลายราย ควรตั้งสำรองหนี้สงสัยจะสูญไว้ในบัญชีด้วย เพื่อไม่ให้กำไรในงบดูสวยเกินจริง

สุดท้าย ระบบจัดการบัญชีที่ดีจะแจ้งเตือนให้อัตโนมัติว่าใครค้างชำระมากี่วันแล้ว ช่วยให้ไม่พลาดการติดตาม และมีข้อมูลครบสำหรับการเจรจาหรือดำเนินคดีหากจำเป็น

MoomooNext โปรแกรมบัญชี ทดลองใช้ฟรี คลิก