หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย ออกเมื่อไหร่ มีข้อมูลอะไรบ้าง

ทุกครั้งที่มีการหักภาษี ณ ที่จ่าย ต้องมีเอกสารสำคัญชิ้นหนึ่งที่ผู้จ่ายเงินต้องออกให้ผู้รับเงินด้วย นั่นคือ "หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย" หรือที่หลายคนเรียกว่า "ใบ 50 ทวิ" เอกสารตัวนี้สำคัญมากเพราะผู้รับเงินต้องใช้แนบตอนยื่นภาษีปลายปี ถ้าไม่มีเอกสารนี้อาจเกิดปัญหาได้

หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย คืออะไร

หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย คือเอกสารที่ผู้จ่ายเงินออกให้ผู้รับเงินเพื่อยืนยันว่าได้มีการหักภาษีไว้แล้วตามจำนวนที่ระบุ โดยต้องออกให้ผู้รับเงินจำนวน 2 ฉบับ ที่มีข้อความเหมือนกัน

• ฉบับที่ 1: "สำหรับผู้ถูกหักภาษี ณ ที่จ่ายใช้แนบพร้อมกับแสดงรายการ"
• ฉบับที่ 2: "สำหรับผู้ถูกหักภาษี ณ ที่จ่ายเก็บไว้เป็นหลักฐาน"

แถมยังต้องทำสำเนา ฉบับที่ 3 เก็บไว้กับตัวผู้ออกด้วย เผื่อกรณีที่ผู้รับสูญหายจะได้ออกใบแทนได้

ต้องออกหนังสือรับรองเมื่อไหร่

กำหนดเวลาออกขึ้นอยู่กับประเภทเงินได้

กรณีเงินเดือน ค่าจ้าง ค่านายหน้า (ม.40(1)(2)) ออกได้ภายใน วันที่ 15 กุมภาพันธ์ ของปีถัดจากปีที่มีการหัก หรือภายใน 1 เดือนนับจากวันที่ผู้ถูกหักออกจากงานกลางปี

กรณีค่าเช่า ค่าบริการ ค่าขนส่ง ค่าโฆษณา (ม.40(3)(4)(5)(6)(7)(8)) ต้องออก ทันทีทุกครั้งที่มีการหัก ห้ามรอสะสมไว้

สำคัญ: ถ้าออกช้าหรือไม่ออกเลย มีโทษปรับสูงสุด 2,000 บาทต่อฉบับ

ข้อมูลที่ต้องกรอกในหนังสือรับรอง

หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายต้องมีข้อมูลครบตามนี้

ข้อมูลผู้ออกหนังสือ (ผู้จ่ายเงิน)

• ชื่อบริษัทหรือนิติบุคคล
• เลขประจำตัวผู้เสียภาษี
• ที่อยู่ตามที่จดทะเบียน

ข้อมูลผู้รับเงิน

• ชื่อ-นามสกุล (บุคคลธรรมดา) หรือชื่อบริษัท (นิติบุคคล)
• เลขประจำตัวผู้เสียภาษี (เลขบัตรประชาชน 13 หลัก หรือเลขนิติบุคคล)
• ที่อยู่

รายละเอียดการหัก

• วันที่ที่ออกหนังสือรับรอง
• ประเภทเงินได้ เช่น ค่าจ้าง ค่าบริการ ค่าเช่า
• อัตราภาษีที่หัก เช่น 3%, 5%
• จำนวนเงินที่จ่าย
• จำนวนภาษีที่หัก

ช่องสำคัญที่ต้องติ๊ก

ผู้จ่ายเงินต้องติ๊กในช่องหนึ่งว่า

1. หัก ณ ที่จ่าย — หักตามปกติ ผู้รับเงินจ่ายเอง
2. ออกให้ตลอดไป — ผู้จ่ายออกแทนให้ผู้รับทุกครั้ง
3. ออกให้ครั้งเดียว — ผู้จ่ายออกแทนให้เฉพาะครั้งนี้

และต้องมีลายมือชื่อผู้จ่ายเงิน วันเดือนปี และตรายางบริษัท (ถ้ามี)

ออกให้ตลอดไป หมายความว่าอะไร

นี่คือช่องที่หลายคนสงสัย ออกให้ตลอดไปหมายความว่า บริษัทผู้จ่ายเงินรับเป็นธุระออกภาษีหัก ณ ที่จ่ายแทนให้ผู้รับเงิน แทนที่จะหักเงินออกจากยอดที่จ่าย

ตัวอย่าง: บริษัทเช่าออฟฟิศจากนาย ก. ค่าเช่า 5,000 บาท ถ้าหักตามปกติ 5% = 250 บาท นาย ก. ได้รับ 4,750 บาท แต่ถ้าออกให้ตลอดไป บริษัทจ่ายให้นาย ก. เต็ม 5,000 บาท แล้วบริษัทออกภาษี 250 บาทแทนเอง กรณีนี้บริษัทต้อง gross-up ยอดเงินก่อนคำนวณภาษี

วิธีออกใบแทน กรณีหนังสือรับรองสูญหาย

ถ้าผู้รับเงินทำหนังสือรับรองหาย ผู้ออกสามารถออกใบแทนได้โดย

1. ถ่ายสำเนาจากฉบับที่ 3 ที่เก็บไว้
2. เขียน "ใบแทน" ไว้ด้านบนของเอกสาร
3. ผู้ออกลงลายมือชื่อกำกับเป็นหลักฐาน

ห้ามออกใบแทนโดยไม่มีหลักฐานต้นฉบับ

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

1. ไม่ออกหนังสือรับรองทันที โดยเฉพาะค่าเช่า ค่าบริการ ต้องออกทันที ไม่ใช่รอสะสมแล้วออกรวมปลายปี

2. กรอกเลขประจำตัวผู้เสียภาษีผิด ถ้ากรอกผิด ผู้รับเงินใช้ไม่ได้ตอนยื่นภาษี ต้องขอออกใหม่

3. ลืมระบุประเภทเงินได้ ต้องระบุให้ชัดว่าเป็นค่าจ้าง ค่าบริการ ค่าเช่า หรืออะไร

4. ออกเกิน 2 ฉบับแต่ไม่มีสำเนาฉบับที่ 3 ต้องมีสำเนาเก็บไว้กับตัวผู้ออกเสมอ

สรุป

หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายเป็นเอกสารสำคัญที่ต้องทำให้ถูกต้องทุกครั้งที่มีการหัก ณ ที่จ่าย ออก 2 ฉบับให้ผู้รับ เก็บสำเนาฉบับที่ 3 ไว้เองเสมอ และออกให้ทันทีสำหรับค่าบริการ ค่าเช่า ส่วนเงินเดือนออกได้ภายใน 15 ก.พ. ปีถัดไป ถ้าจัดการได้ดี ตรวจสอบย้อนหลังก็ง่าย ไม่มีปัญหากับกรมสรรพากรแน่นอน

MoomooNext โปรแกรมบัญชี ทดลองใช้ฟรี คลิก