เทมเพลตใบเสนอราคา (ฟรี Excel + PDF)

วิธีเขียนใบเสนอราคาให้ถูกต้อง

1. 1.ระบุข้อมูลผู้ขายและผู้ซื้อให้ครบ

   เริ่มจากใส่ชื่อร้านหรือชื่อผู้ขาย ที่อยู่ เบอร์ติดต่อ และอีเมลไว้ด้านบนของใบเสนอราคา ถ้าเป็นนิติบุคคลให้ใส่เลขประจำตัวผู้เสียภาษีด้วย จากนั้นระบุชื่อลูกค้าหรือบริษัทผู้ซื้อและผู้ติดต่อให้ชัดเจน เพื่อให้ทั้งสองฝ่ายรู้ว่าใครเป็นผู้เสนอราคาและเสนอให้ใคร ข้อมูลส่วนนี้ช่วยให้ลูกค้าติดต่อกลับได้ง่ายและใช้อ้างอิงได้เวลาออกใบแจ้งหนี้หรือใบกำกับภาษีในขั้นตอนถัดไป

2. 2.ใส่รายการสินค้าหรือบริการ ราคา และจำนวน

   ลงรายการสินค้าหรือบริการทีละบรรทัด พร้อมราคาต่อหน่วยและจำนวน แล้วให้ระบบหรือสูตรใน Excel คำนวณยอดรวมของแต่ละรายการและยอดรวมทั้งหมดให้ ระบุให้ชัดว่าราคาที่เสนอรวมหรือไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ถ้าคุณจดทะเบียน VAT ให้แยกยอดก่อน VAT ยอด VAT 7% และยอดสุทธิออกจากกัน เพื่อไม่ให้ลูกค้าเข้าใจราคาผิดและลดข้อโต้แย้งภายหลัง

3. 3.ระบุเงื่อนไขการชำระเงินและการส่งมอบ

   บอกเงื่อนไขการชำระเงินให้ชัด เช่น มัดจำ 50% ก่อนเริ่มงานและชำระส่วนที่เหลือเมื่อส่งมอบ หรือให้เครดิต 30 วันหลังวางบิล พร้อมระบุช่องทางชำระเงิน เลขบัญชี หรือพร้อมเพย์ ส่วนการส่งมอบให้ระบุกำหนดเวลา สถานที่ และใครรับผิดชอบค่าจัดส่ง เงื่อนไขที่เขียนไว้ตั้งแต่ใบเสนอราคาช่วยให้ทั้งสองฝ่ายเข้าใจตรงกันก่อนตกลงซื้อขายจริง

4. 4.กำหนดระยะเวลาที่ราคามีผล

   ใบเสนอราคาควรมีวันที่ราคานั้นมีผล เช่น ราคานี้ยืนราคา 15 วันหรือ 30 วันนับจากวันที่ออกเอกสาร เพราะต้นทุนสินค้าและค่าขนส่งอาจเปลี่ยนได้ ถ้าลูกค้าตอบตกลงหลังเลยวันหมดอายุ ควรออกใบเสนอราคาฉบับใหม่พร้อมราคาปัจจุบันแทนการใช้ฉบับเดิม การระบุระยะเวลายืนราคาช่วยป้องกันไม่ให้คุณต้องขายในราคาที่ขาดทุนเมื่อต้นทุนขยับขึ้น

5. 5.ใส่เลขที่เอกสาร วันที่ และลายเซ็น

   ปิดท้ายด้วยเลขที่ใบเสนอราคาที่ไม่ซ้ำกัน วันที่ออกเอกสาร และช่องลงลายเซ็นของผู้เสนอราคา การให้เลขที่เอกสารเป็นระบบช่วยให้ค้นหาและอ้างอิงย้อนหลังได้ง่าย และเชื่อมโยงไปยังใบแจ้งหนี้หรือใบกำกับภาษีที่จะออกตามมา เมื่อลูกค้าตกลงตามใบเสนอราคาแล้ว คุณจึงออกใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิลโดยอ้างอิงรายการเดิมได้ทันที

หน้าที่เกี่ยวข้อง